10.1.2023
Rekisterinpitäjä
Titanium Oyj (2653049-9) (jäljempänä ”Titanium”) samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden puolesta
Sähköposti: info@titanium.fi
Puhelin: (09) 8866 4000
Osoite: Aleksanterinkatu 48 B, 00100 Helsinki
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
Henkilötietoja kerätään ja käsitellään asiakkaan tunnistamiseksi ja tuntemiseksi, asiakas- ja palvelusuhteen tekemiseksi ja hoitamiseksi, riskien hallitsemiseksi ja muiden lakiin ja viranomaisten määräyksiin perustuvien velvoitteiden täyttämiseksi (lakisääteinen velvoite) sekä yhtiön tarjoamien tuotteiden ja palveluiden markkinoimiseksi. Henkilötietojen saaminen on edellytys asiakassuhteen perustamiselle, eikä asiakassuhdetta voida aloittaa ilman vaadittuja tietoja. Mikäli rekisteröidyllä on kanssamme sopimussuhde, käsitellään rekisteröidyn henkilötietoja erityisesti sopimuksen täytäntöönpanemiseksi.
Rekisteröidyt
Asiakasrekisteriin kuuluvat henkilöt, jotka ovat tai ovat olleet Titaniumin asiakkaita, potentiaalisia asiakkaita tai sen hallinnoimien rahastojen osuudenomistajia. Asiakasrekisteriin rekisteröidään myös henkilöt, joilla on asiakassuhteeseen/osuudenomistajaan liittyvä osallisuus tai muu oikeus, kuten edunsaajat tai valtuutetut.
Henkilötietoryhmät
Asiakasrekisteri sisältää esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:
- Perustiedot, kuten asiakkaan nimi, osoitetiedot, puhelinnumero ja muut asiakkaan yksilöimiseksi ja tuntemiseksi tarvittavat tiedot
- Asiakkaan henkilöllisyyden todentamisen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten todentamisasiakirjan numero
- Asiakkaan kanssa solmitut sopimukset
- Asiakkaalle tarjottuihin sijoitus- ja oheispalveluihin ja asiakkaan antamiin toimeksiantoihin liittyvät tiedot
- Sähköinen asiakasviestintä ja sijoituspalvelutoiminnassa tallennetut puhelinkeskustelut
- Asiakastapaamisiin ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot, kuten tapaamisista ja puheluista kirjatut muistiinpanot
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään tai tämän edustajalta asiakkuuden perustamisen ja annettujen tietojen päivittämisen yhteydessä.
Tietoja kerätään myös ulkopuolisista lähteistä lain edellyttämällä tavalla. Titanium kerää tietoja viranomaisten pitämistä julkisista rekistereistä, kuten kauppa-, yhdistys- ja säätiörekisteristä ja valvontaviranomaisen rekisteristä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja voidaan luovuttaa Titanium-konserniin kuuluville yhtiöille ja yhteistyökumppaneille, joita koskee samanlainen salassapitovelvollisuus kuin rekisterinpitäjää, sekä viranomaisille näiden lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden perusteella. Muutoin tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan rekisteröidyn suostumuksesta tai pyynnöstä.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Pääsääntöisesti tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Rekisterin tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle vain rekisteröidyn suostumuksella tai jos lainsäädäntö tai viranomaismääräykset niin velvoittavat.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoihin sovelletaan salassapitovelvollisuutta ja niitä käsitellään aina luottamuksellisesti. Salassapitovelvollisuuden ja käsittelyn luottamuksellisuus varmistetaan sopimuksin ja teknisillä toimenpiteillä (kuten käyttöoikeuksien hallinnalla), joiden avulla estetään tietojen luvaton ja laiton käsittely. Näiden toimenpiteiden avulla varmistutaan lisäksi, ettei henkilötietoja menetetä, muuteta tai tuhota vahingossa. Salassapitovelvollisuus on osa jokaista Titaniumin työ- ja asiamiessuhdetta ja kaikki Titaniumin lukuun toimivat henkilöt ovat velvollisia pitämään käsittelemänsä asiakkaita koskevat tiedot salassa. Henkilöstön pääsyä tietoihin rajoitetaan eri rooleihin perustuvilla käyttöoikeuksilla. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa. Sähköinen aineisto ylläpidetään tietoverkossa, joka on eristetty julkisesta verkosta palomuuriratkaisuilla.
Henkilötietojen saatavuus on varmistettu teknisin toimenpitein, jotka on kuvattu Titaniumin sisäisissä ohjeissa. Näihin toimenpiteisiin lukeutuvat esimerkiksi kaikkeen dataan sovellettava varmuuskopiointi- ja varajärjestelmämenettely, jonka riittävyyttä arvioidaan säännöllisesti.
Säilytysaika
Asiakkaiden henkilötietoja säilytetään kaikissa tapauksissa vähintään koko asiakassuhteen ajan. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen tietoja säilytetään lainsäädännön asettamien vaatimusten mukaisesti tai niin kauan kuin se on tarpeellista asiakaspalvelun tai Titaniumin oikeuksien turvaamisen kannalta.
Rekisteröidyn oikeudet
EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan henkilöillä, joiden henkilötietoja olemme keränneet, on oikeus saada tietää rekisteröityjen tietojensa sisällöstä ja käsittelystä. Lisäksi he voivat pyytää kyseisten tietojen oikaisemista, siirtoa järjestelmästä toiseen, käsittelyn rajoittamista, poistamista tai vastustaa käsittelyä, siltä osin, kun tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Siltä osin kuin tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jolloin suostumukseen perustunut henkilötietojen käsittely lopetetaan. Titanium huomioi rekisteröidyn pyyntöjä käsitellessään finanssialan erityissääntelyn.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö Titaniumille kirjallisesti ja todentaa henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelyä. Titanium voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään tai kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa lainsäädännössä säädetyllä perusteella. Pyynnöt toteutetaan kuukauden kuluessa niiden vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan kuitenkin jatkaa enintään kahdella kuukaudella, mikäli pyynnön monimutkaisuus ja tiedon määrä sitä edellyttävät ja siitä ilmoitetaan rekisteröidylle. Rekisteröidyllä on myös oikeus ottaa yhteyttä tai tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle, mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojaan ole käsitelty soveltuvan tietosuojasääntelyn mukaisesti.
Yhteystiedot henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa
Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä sekä tässä selosteessa tarkoitettujen oikeuksien käyttämiseksi ja pyyntöjen esittämiseksi voitte olla yhteydessä osoitteeseen tietosuoja@titanium.fi
Postiosoite: Aleksanterinkatu 48 B, 00100 Helsinki
Titaniumin tietosuojavastaavana toimii Joni Niiranen.